企业活动

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想做活动之前,先问自己4个问题?

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活动策划 admin 发起了问题 1 人关注 0 个回复 81 次浏览 2021-08-31 23:54 来自相关话题

企业活动预算表之现场费用预算,有哪些重要的费用支出呢?

活动策划 admin 发表了文章 0 个评论 608 次浏览 2020-12-28 23:48 来自相关话题

现场费用,会是你的活动预算中的重头戏,因为现场体验,是绝大多数活动主办方都看重的部分。那么在活动现场预算中,有哪些重要的费用支出呢?

1、活动场地

对于大型活动而言,场地将产生全部预算中最大的费用。由于这将是一笔巨大的支出,因此我们要分配足够的时间和资金来完成这部分的预算计划。

首先,要确保场地符合总体的活动需求。如果你举办的是一个酒会性质的活动,那你就需要预定一个空间宽敞、环境优雅的场地,方便与会者轻松交流。

叮!百格活动送你一份会议活动预算指南,你要的技巧知识都在这

如果之前有合作过的酒店和会场,可以联系他们,选择符合要求的会场进行联系和考察。

当你在考察酒店时,需要尽可能多地了解细节。比如酒店是否提供现场工作员、餐饮、住宿等服务,其具体服务费用是多少。

因为会场是预算中较大的一笔开支,所以要多考察多对比,综合考虑活动需求和预算,最终选出最佳的场地。

2、演讲嘉宾

演讲嘉宾会是活动预算中非常重要的组成部分,很多主办方通常会重金邀请活动演讲嘉宾,因为知名的演讲嘉宾可以用他们个人的品牌来提升活动的影响力,可以很好地更多吸引参者。

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在选择演讲嘉宾时,其身份需要与会议活动主题内容相吻合。比如,你的会议聚焦移动互联网技术,你需要选择的是高级技术工程师,而不是社交媒体的意见领袖。

你可以通过网络和公司的人脉资源来寻找具有思想领导力的演讲嘉宾,找到他们的信息并联系他们,表达你的诚意,邀请他们参会,如果他们愿意免费参加你的活动,这将为你省下一笔不小的费用。

3、人员费用

在活动现场,有一笔费用很容易被忽略,那就是活动现场服务人员的费用。现场服务人员可以帮助你接待来宾,引导参会者进入会场,为参会者提供现场咨询服务,他们的服务影响着现场的参会体验。

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如果他们是你公司的内部人员,你需要考虑他们活动当天的吃住费用,如果他们是供应商提供的人员,你也需要将这部分服务人员的费用包括在你的预算表中。

4、品牌标识费用

要让参会者拥有难忘的现场体验,同时也要让他们记住你的品牌。现场合理地展现品牌标识,可以从视觉上传达品牌信息。你需要用一部分预算来制作现场品牌标识,以加强参会者对品牌的记忆。

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这是Unity Shanghai 2019大会,主办方制作了大型3D品牌标识模型,大会期间很多参会者在此合影留念。所以在做活动预算时,你需要考虑哪些投入可以为品牌带来有效的传播。

5、独特的参会体验

随着交互技术的发展,用于增强参会者现场体验的方式越来越多,比如人工智能和虚拟/增强现实技术,在活动现场的使用率越来越高。寻找这些技术与活动内容的结合点,可以为参会者带来独特的参会体验。

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例如,电信公司Sprint用有趣的乒乓球游戏阐明了即将推出的5G网络,参会者在体验游戏过程中就可以快速了解5G升级的好处,无需深入讨论技术本身。

诸如此类新技术在活动现场的应用,可以大幅提升参会者的现场体验,所以你的预算中需要考虑购置这类新技术和新设备。

6、应急资金

活动的组织是一个不可完全预测的过程,在某些情况下会存在突发事件,所以需要准备一定的应急资金来应对突发状况。尽管这部分资金不一定用在现场部分,但它需要在你的预算计划之中。

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例如,某环节的演讲嘉宾临时有事不能参会,你需要在短时间内寻找一个替代者,但这位替代者的费用可能会比之前演讲嘉宾的高出许多,此时应急资金就可以起到作用,活动也不会因此超出预算。

举行企业活动的预算技巧,企业如何做活动预算?

活动策划 admin 发表了文章 0 个评论 630 次浏览 2020-12-28 23:43 来自相关话题

在开始做活动预算之前,我们应该先掌握一些做活动预算的技巧,如果你能将以下技巧牢记在心,那接下来做活动预算工作就会更加顺畅。

1、明确预算重点

在做活动预算前,我们不应该仅仅关注活动有哪些支出,更重要的是要知道活动预算分配的重点在哪里。我们需要根据活动目标,将主要的预算资金分配到最有价值的活动环节中去。

叮!百格活动送你一份会议活动预算指南,你要的技巧知识都在这

预算可以直接反映出活动的哪些部分对我们来说最重要。

例如,你举办的是一个客户交流会,希望收集和听取更多客户的意见,那么会议就需要拥有一个交流便利的场所,因此,会场的费用就会成为预算中的很大一部分。

2、使用历史数据

如果之前举办过相同的活动,你可以查找和调用所有以前的活动数据和模板,根据这些历史资料,你可以快速了解在做预算计划时需要做哪些决策,注意哪些环节。

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假设你刚入职某家活动公司,现在要举办第五届年度数字营销峰会,此时,你就可以向之前负责该活动的团队,询问前四届峰会中所使用到的资源和相关数据,利用前人的经验可以让事情变得简单。

3、记录详细信息

只要是涉及到活动预算的事项,都应该有详细的记录和说明。把每一项支出的详细信息记录清楚,有助于你之后的判断和决策,对参考你预算计划的人也会大有裨益。

叮!百格活动送你一份会议活动预算指南,你要的技巧知识都在这

例如,活动需要订购一批T恤,你不仅需要把这批T恤的尺寸、数量以及成本写清楚,还需要写明下单时间、物品到达日期、签收人等信息,包括T恤的图片也需要放在预算计划表中。

4、随时保持沟通

在做活动预算时,我们应该和预算工作相关者始终保持紧密的信息沟通。

在公司内部,要与负责活动预算支出的财务人员保持沟通。假设公司财务部削减了场地费用,但你和采购人员都不知道,这很可能就会影响你活动预算计划的顺利实施。

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对外,我们需要与活动有关的供应商保持紧密的联系和沟通。假设你们在早期就采购服务达成了某个价格协议,但最终的合同却比当初的报价高出了10%,那肯定是有些细节在沟通过程中没有传达清楚,所以我们需要在每一步的沟通中尽量保持信息的透明和对称。

5、关注最新趋势

有效的预算支出需要有策略地花钱方式,而了解活动行业趋势可以帮助我们正确地分配活动预算。因为了解行业趋势,就可以知道哪些活动方式不再有效,你就可以相应地减少这方面的支出。

叮!百格活动送你一份会议活动预算指南,你要的技巧知识都在这

例如,一个以技术为主的贸易展览会,邀请技术人员现场演说已经过时,而VR(虚拟现实)眼镜或许是个不错的选择,因为它可以让参会者体验到与你产品有关的场景,所以你的预算应该花在值当的地方。

有了这些技巧,可以让你在做活动预算时更加从容。而了解清楚活动预算中的主要费用,则可以让你做预算时心里更加有底。

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现场费用,会是你的活动预算中的重头戏,因为现场体验,是绝大多数活动主办方都看重的部分。那么在活动现场预算中,有哪些重要的费用支出呢?

1、活动场地

对于大型活动而言,场地将产生全部预算中最大的费用。由于这将是一笔巨大的支出,因此我们要分配足够的时间和资金来完成这部分的预算计划。

首先,要确保场地符合总体的活动需求。如果你举办的是一个酒会性质的活动,那你就需要预定一个空间宽敞、环境优雅的场地,方便与会者轻松交流。

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如果之前有合作过的酒店和会场,可以联系他们,选择符合要求的会场进行联系和考察。

当你在考察酒店时,需要尽可能多地了解细节。比如酒店是否提供现场工作员、餐饮、住宿等服务,其具体服务费用是多少。

因为会场是预算中较大的一笔开支,所以要多考察多对比,综合考虑活动需求和预算,最终选出最佳的场地。

2、演讲嘉宾

演讲嘉宾会是活动预算中非常重要的组成部分,很多主办方通常会重金邀请活动演讲嘉宾,因为知名的演讲嘉宾可以用他们个人的品牌来提升活动的影响力,可以很好地更多吸引参者。

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在选择演讲嘉宾时,其身份需要与会议活动主题内容相吻合。比如,你的会议聚焦移动互联网技术,你需要选择的是高级技术工程师,而不是社交媒体的意见领袖。

你可以通过网络和公司的人脉资源来寻找具有思想领导力的演讲嘉宾,找到他们的信息并联系他们,表达你的诚意,邀请他们参会,如果他们愿意免费参加你的活动,这将为你省下一笔不小的费用。

3、人员费用

在活动现场,有一笔费用很容易被忽略,那就是活动现场服务人员的费用。现场服务人员可以帮助你接待来宾,引导参会者进入会场,为参会者提供现场咨询服务,他们的服务影响着现场的参会体验。

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如果他们是你公司的内部人员,你需要考虑他们活动当天的吃住费用,如果他们是供应商提供的人员,你也需要将这部分服务人员的费用包括在你的预算表中。

4、品牌标识费用

要让参会者拥有难忘的现场体验,同时也要让他们记住你的品牌。现场合理地展现品牌标识,可以从视觉上传达品牌信息。你需要用一部分预算来制作现场品牌标识,以加强参会者对品牌的记忆。

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5、独特的参会体验

随着交互技术的发展,用于增强参会者现场体验的方式越来越多,比如人工智能和虚拟/增强现实技术,在活动现场的使用率越来越高。寻找这些技术与活动内容的结合点,可以为参会者带来独特的参会体验。

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6、应急资金

活动的组织是一个不可完全预测的过程,在某些情况下会存在突发事件,所以需要准备一定的应急资金来应对突发状况。尽管这部分资金不一定用在现场部分,但它需要在你的预算计划之中。

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举行企业活动的预算技巧,企业如何做活动预算?

活动策划 admin 发表了文章 0 个评论 630 次浏览 2020-12-28 23:43 来自相关话题

在开始做活动预算之前,我们应该先掌握一些做活动预算的技巧,如果你能将以下技巧牢记在心,那接下来做活动预算工作就会更加顺畅。

1、明确预算重点

在做活动预算前,我们不应该仅仅关注活动有哪些支出,更重要的是要知道活动预算分配的重点在哪里。我们需要根据活动目标,将主要的预算资金分配到最有价值的活动环节中去。

叮!百格活动送你一份会议活动预算指南,你要的技巧知识都在这

预算可以直接反映出活动的哪些部分对我们来说最重要。

例如,你举办的是一个客户交流会,希望收集和听取更多客户的意见,那么会议就需要拥有一个交流便利的场所,因此,会场的费用就会成为预算中的很大一部分。

2、使用历史数据

如果之前举办过相同的活动,你可以查找和调用所有以前的活动数据和模板,根据这些历史资料,你可以快速了解在做预算计划时需要做哪些决策,注意哪些环节。

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3、记录详细信息

只要是涉及到活动预算的事项,都应该有详细的记录和说明。把每一项支出的详细信息记录清楚,有助于你之后的判断和决策,对参考你预算计划的人也会大有裨益。

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例如,活动需要订购一批T恤,你不仅需要把这批T恤的尺寸、数量以及成本写清楚,还需要写明下单时间、物品到达日期、签收人等信息,包括T恤的图片也需要放在预算计划表中。

4、随时保持沟通

在做活动预算时,我们应该和预算工作相关者始终保持紧密的信息沟通。

在公司内部,要与负责活动预算支出的财务人员保持沟通。假设公司财务部削减了场地费用,但你和采购人员都不知道,这很可能就会影响你活动预算计划的顺利实施。

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对外,我们需要与活动有关的供应商保持紧密的联系和沟通。假设你们在早期就采购服务达成了某个价格协议,但最终的合同却比当初的报价高出了10%,那肯定是有些细节在沟通过程中没有传达清楚,所以我们需要在每一步的沟通中尽量保持信息的透明和对称。

5、关注最新趋势

有效的预算支出需要有策略地花钱方式,而了解活动行业趋势可以帮助我们正确地分配活动预算。因为了解行业趋势,就可以知道哪些活动方式不再有效,你就可以相应地减少这方面的支出。

叮!百格活动送你一份会议活动预算指南,你要的技巧知识都在这

例如,一个以技术为主的贸易展览会,邀请技术人员现场演说已经过时,而VR(虚拟现实)眼镜或许是个不错的选择,因为它可以让参会者体验到与你产品有关的场景,所以你的预算应该花在值当的地方。

有了这些技巧,可以让你在做活动预算时更加从容。而了解清楚活动预算中的主要费用,则可以让你做预算时心里更加有底。