企业活动预算表之现场费用预算,有哪些重要的费用支出呢?

现场费用,会是你的活动预算中的重头戏,因为现场体验,是绝大多数活动主办方都看重的部分。那么在活动现场预算中,有哪些重要的费用支出呢?

1、活动场地

对于大型活动而言,场地将产生全部预算中最大的费用。由于这将是一笔巨大的支出,因此我们要分配足够的时间和资金来完成这部分的预算计划。

首先,要确保场地符合总体的活动需求。如果你举办的是一个酒会性质的活动,那你就需要预定一个空间宽敞、环境优雅的场地,方便与会者轻松交流。

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如果之前有合作过的酒店和会场,可以联系他们,选择符合要求的会场进行联系和考察。

当你在考察酒店时,需要尽可能多地了解细节。比如酒店是否提供现场工作员、餐饮、住宿等服务,其具体服务费用是多少。

因为会场是预算中较大的一笔开支,所以要多考察多对比,综合考虑活动需求和预算,最终选出最佳的场地。

2、演讲嘉宾

演讲嘉宾会是活动预算中非常重要的组成部分,很多主办方通常会重金邀请活动演讲嘉宾,因为知名的演讲嘉宾可以用他们个人的品牌来提升活动的影响力,可以很好地更多吸引参者。

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在选择演讲嘉宾时,其身份需要与会议活动主题内容相吻合。比如,你的会议聚焦移动互联网技术,你需要选择的是高级技术工程师,而不是社交媒体的意见领袖。

你可以通过网络和公司的人脉资源来寻找具有思想领导力的演讲嘉宾,找到他们的信息并联系他们,表达你的诚意,邀请他们参会,如果他们愿意免费参加你的活动,这将为你省下一笔不小的费用。

3、人员费用

在活动现场,有一笔费用很容易被忽略,那就是活动现场服务人员的费用。现场服务人员可以帮助你接待来宾,引导参会者进入会场,为参会者提供现场咨询服务,他们的服务影响着现场的参会体验。

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如果他们是你公司的内部人员,你需要考虑他们活动当天的吃住费用,如果他们是供应商提供的人员,你也需要将这部分服务人员的费用包括在你的预算表中。

4、品牌标识费用

要让参会者拥有难忘的现场体验,同时也要让他们记住你的品牌。现场合理地展现品牌标识,可以从视觉上传达品牌信息。你需要用一部分预算来制作现场品牌标识,以加强参会者对品牌的记忆。

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这是Unity Shanghai 2019大会,主办方制作了大型3D品牌标识模型,大会期间很多参会者在此合影留念。所以在做活动预算时,你需要考虑哪些投入可以为品牌带来有效的传播。

5、独特的参会体验

随着交互技术的发展,用于增强参会者现场体验的方式越来越多,比如人工智能和虚拟/增强现实技术,在活动现场的使用率越来越高。寻找这些技术与活动内容的结合点,可以为参会者带来独特的参会体验。

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例如,电信公司Sprint用有趣的乒乓球游戏阐明了即将推出的5G网络,参会者在体验游戏过程中就可以快速了解5G升级的好处,无需深入讨论技术本身。

诸如此类新技术在活动现场的应用,可以大幅提升参会者的现场体验,所以你的预算中需要考虑购置这类新技术和新设备。

6、应急资金

活动的组织是一个不可完全预测的过程,在某些情况下会存在突发事件,所以需要准备一定的应急资金来应对突发状况。尽管这部分资金不一定用在现场部分,但它需要在你的预算计划之中。

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例如,某环节的演讲嘉宾临时有事不能参会,你需要在短时间内寻找一个替代者,但这位替代者的费用可能会比之前演讲嘉宾的高出许多,此时应急资金就可以起到作用,活动也不会因此超出预算。

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