作为一个活动的总负责人，要有一个整体的时间的进度条，时刻做好一个项目管理的规划和逻辑。一般情况下的活动，策划人会把活动分为活动前即预热活动、活动中执行筹备、活动后。下面的内容按照这个流程来梳理下办科技活动的一些要素：

1、为什么要做活动?

这个是做活动之前要思考的第一个问题：为什么要做这些活动？作为一个科技媒体的一个代表，我有三点答案。

① 第一点，盘活库存，整合资源实现业务的可持续发展，首先在日常的工作当中积累了大量的科技相关的报道：有比较新潮好玩的公司、一些创新性话题的先锋人物，这些传播的要素，需要一个新的方式再传播出去。我们抱着把一个活动做成一个新的产品、一个新的内容的思路来做这个活动。

② 第二点，拓展资源，创造硬核话题，吸引合作伙伴的注意。既然把活动当成产品来打造，一个新活动，就是一个一个新产品，那我们就多一次拓展商业资源的机会。

③ 第三点，为品牌打造新的IP，活动是一次非常好的让受众“看见”我们的机会，“看见”指比如说视觉的传达，活动议题的传达、活动嘉宾的传达等。

2、谁来主导做活动？

第二个问题，要思考谁来主导这场活动？市场导向的活动，有多大程度的自主权和主动权？自身品牌的发声和商业化的传递之间有没有一个平衡？

商业导向的活动，主要是给公司带来更多的商业资源，包括一些怎么赚钱的导向，主动利用这次机会去传递品牌的信息，传递一些品牌升级之后想。

3、活动受众在哪里？

活动的受众到底在哪？受众其实不仅仅只是现场的观众，也不仅仅是品牌的受众，更多包括各个渠道的合作伙伴，包括推广平台，包括场地方，包括媒体资源，包括政府资源等等。

4、时机

最后一个问题，现在是不是最合适的时机去做这件事情？主要从以下几个维度去评估

① 是否有充足的预算和市场预期预算，

② 是否有充足的内容

③ 是否可以请到合适的嘉宾，这一点在外地办活动的时候尤为明显

④ 行业同期的活动是在在什么时间什么地点举办

一.直接送红包　　

产品即广告　　

产品即营销　　

产品即链接　　

产品帮你说话，实现快营销　　

消费者在购买产品后，直接扫描二维码可直接领取随机或指定红包大小。这是很多快消品都在玩的促销方式，并取得了很好的成效。这也是大部分商家最常用的红包促销方式。　　

二.首次关注或登录送红包　　

消费者在购买产品，首次扫码登录可立即领取红包，当其第二次购买该产品时，可以获得相关卡券、积分或礼品等。这种方式可提升品牌良好形象，促进消费者再购买和不断积累更多忠诚顾客。　　

三、分享活动页面给好友领红包　　

消费者购买产品后，扫一扫商品上独一无二的二维码，进入活动页面，戳开一个组合红包，把其分享给好友，这样，更多好友和消费者本人都可随机获得其中一个红包。这样有利于让品牌裂变传播。　　

四、刮刮乐随机领取红包　　

配合刮刮乐游戏，消费者扫商品上的二维码进入活动页面，输入手机号码即可参与刮刮乐活动，刮刮乐也能中红包。　　

五、H5大转盘随机抽红包　　

消费者购买商品后，扫商品上的二维码进入活动页面，便可直接参与大转盘抽奖活动，点击开启转盘就可抽取红包。大转盘抽红包方式可以增强品牌商与消费者之间的互动。另外中奖人群、中奖概率、中奖金额可精准控制。

六、促销员导购送红包　　

每个促销员每销售一个商品，扫商品上的一物一码，便可获得红包提成，鼓励每个导购员优先、主动去推销品牌商的产品。

第一是爆品：也就是大IP、知名品牌，能够第一时间引起兴趣的，比如：象印的杯子、吴晓波的课程、戴森的吸尘器。

第二是价格诱人：尤其以1元拼团为例，大品牌、低价格的落差能极大兴趣引起人们“捡便宜”的心态，和之前的一元夺宝是一个套路。

第三是成团人数可达：无论多诱人的活动，社交货币的消费是有限的，否则就成微商了，因此成团人数要设计成让大部分人的社交好友够一够就能成功，而不是一下子要召集几百人。

拼团活动商品创建成功后，拼团活动列表对应新增一条活动记录。活动的管理即是对活动状态的管理，拼团活动的状态有：未提交、未开始、进行中、已结束、已终止5个状态。

1. 未提交：活动未提交仅保存，或未开始活动撤回的情况。仅在仅在未提交状态时支持编辑活动信息的全部字段，点击提交按钮从“未提交”状态转为“未开始”状态。

2. 未开始：物理时间还未到拼团活动的开始时间未开始状态支持撤回活动至“未提交”状态，或者点击终止活动操作，将活动状态转为“已终止”。

3. 进行中：物理时间在处在拼团活动的开始时间和结束时间段内进行中状态仅支持终止活动操作，将活动状态转为“已终止”。

4. 已结束：物理时间超过拼团活动的结束时间已结束状态是活动到期自动结束的情况。

5. 已终止：强制终止的拼团活动已终止状态是活动在未开始或进行中状态时，运营人员点击“终止活动”按钮，强制结束活动的情况。

发起拼团支付后，后台拼团列表会对应生成一条拼团记录，拼团记录有3个状态：

1. 拼团中指发起者支付成功，即为开团成功，已参团人数为1。

若发起者发起拼团但未支付的情况，则定义为未开团，未开团时有对应的订单记录，但不会生成拼团记录。支付后，订单状态从“待支付”状态变为“待成团”状态，待成团状态订单不支持发货处理。“拼团中”状态的订单不可取消或退款，需拼团成功后才支持发起订单退款，走正常的订单退款流程即可，且拼团成功后发起的退款，不影响拼团状态和团员订单。

2. 拼团成功参团并实际支付人数达到成团人数要求，此时1个团单对应多个订单，且订单状态从“待成团”状态进入“待发货”状态，商家可以进行发货操作。

3. 拼团失败成团有效期内参团人数未达到成团人数要求，则定义为拼团失败，系统同时对所有团员订单做自动关闭及退款操作。订单状态从“待成团”状态进入“已关闭”状态。以下是拼团列表及团单详情，当发起人支付即可查看此拼团活动的详细信息。

拼团活动一般是由商家针对特定商品，在约定时间内，以成团人数为条件，用优惠价格出售商品的营销活动。

商家可在后台自行设置活动商品、拼团价格、活动时效、成团人数及活动商品限购等信息。

通过鼓励买家发起拼团，邀请好友以拼团价格购买优质商品，同时也给店铺带来更好的传播效果，起到拉新的作用。

1、活动分工

活动具体分为哪些工作、由谁负责？

2、部门协作

需要哪些部门参与协作，协作的流程是怎样的？

3、会场布置

①会场布置流程是否合理？有没有按照流程进行自检？

常见会场布置流程：

舞台搭建→核实物料→资料入袋→摆放席卡→调试设备→人员就位

②活动桌椅摆放是否符合活动类型以及需求？

常见的活动桌椅布局：

• 剧场式
• 课桌式
• 宴会式
• 鱼骨式
• 酒会式
• U型式
• 董事会式

4、现场管理服务

①现场签到方式是否根据预算、规模、形式、需求进行合理的选择？

常见的签到方式有：

• 人脸识别签到
• RFID签到
• 身份证签到
• 微光扫码签到
• 微信扫码签到

②现场餐饮服务是否按照用户需求进行评估与确定？

• 对于食品服务提供商：确定服务风格、菜单和定价，确认用餐人数和用餐时间
• 对于酒水服务提供商：确定用品和设备，如酒水，玻璃器皿，冰块
• 签署服务合同，在活动举办前进行跟进确认

③现场沟通管理设备是否完善？

• 基于场地的类型和大小，分析沟通需求
• 确定适合沟通的技术设备和服务，如手机、寻呼机等

在开始做活动预算之前，我们应该先掌握一些做活动预算的技巧，如果你能将以下技巧牢记在心，那接下来做活动预算工作就会更加顺畅。

1、明确预算重点

在做活动预算前，我们不应该仅仅关注活动有哪些支出，更重要的是要知道活动预算分配的重点在哪里。我们需要根据活动目标，将主要的预算资金分配到最有价值的活动环节中去。

预算可以直接反映出活动的哪些部分对我们来说最重要。

例如，你举办的是一个客户交流会，希望收集和听取更多客户的意见，那么会议就需要拥有一个交流便利的场所，因此，会场的费用就会成为预算中的很大一部分。

2、使用历史数据

如果之前举办过相同的活动，你可以查找和调用所有以前的活动数据和模板，根据这些历史资料，你可以快速了解在做预算计划时需要做哪些决策，注意哪些环节。

假设你刚入职某家活动公司，现在要举办第五届年度数字营销峰会，此时，你就可以向之前负责该活动的团队，询问前四届峰会中所使用到的资源和相关数据，利用前人的经验可以让事情变得简单。

3、记录详细信息

只要是涉及到活动预算的事项，都应该有详细的记录和说明。把每一项支出的详细信息记录清楚，有助于你之后的判断和决策，对参考你预算计划的人也会大有裨益。

例如，活动需要订购一批T恤，你不仅需要把这批T恤的尺寸、数量以及成本写清楚，还需要写明下单时间、物品到达日期、签收人等信息，包括T恤的图片也需要放在预算计划表中。

4、随时保持沟通

在做活动预算时，我们应该和预算工作相关者始终保持紧密的信息沟通。

在公司内部，要与负责活动预算支出的财务人员保持沟通。假设公司财务部削减了场地费用，但你和采购人员都不知道，这很可能就会影响你活动预算计划的顺利实施。

对外，我们需要与活动有关的供应商保持紧密的联系和沟通。假设你们在早期就采购服务达成了某个价格协议，但最终的合同却比当初的报价高出了10%，那肯定是有些细节在沟通过程中没有传达清楚，所以我们需要在每一步的沟通中尽量保持信息的透明和对称。

5、关注最新趋势

有效的预算支出需要有策略地花钱方式，而了解活动行业趋势可以帮助我们正确地分配活动预算。因为了解行业趋势，就可以知道哪些活动方式不再有效，你就可以相应地减少这方面的支出。

例如，一个以技术为主的贸易展览会，邀请技术人员现场演说已经过时，而VR（虚拟现实）眼镜或许是个不错的选择，因为它可以让参会者体验到与你产品有关的场景，所以你的预算应该花在值当的地方。

有了这些技巧，可以让你在做活动预算时更加从容。而了解清楚活动预算中的主要费用，则可以让你做预算时心里更加有底。

一、使用电子邀请函

电子邀请函不仅体现了会议主办方的智慧和创意，更包含着主办方的诚意和对邀请嘉宾的尊重。

电子邀请函通过发挥创意与个性化，将视觉、听觉融为一体。利用当下流行的微信、QQ、微博等社交平台进行广泛传播。

除此之外，电子邀请函更显著的效果就是为主办方节约成本，不需要花费额外的预算用于邀请函印刷和制作上。

二、售票电子化

根据市场资料显示，售票电子化逐渐渗透到活动会议行业之中，大多数的主办方进行线上票务售卖，参会者通过购买电子票务来获取参会凭证。

与传统线上单一售票方式不同，如今的售票方式更多的是呈现出售票模式多元化。主办方将电子票务作为会务营销的第一战场，通过多票种、多玩法、多渠道的方式，主动吸引参会者进行票务的购买与分享。

1.确定活动目的、用户和目标

做活动策划，首先一定要明白活动的核心目的，只有明确了活动所要达成的目的，我们才能根据这个目的去策划后面的活动内容。其次，需要筛选和锁定本次活动的精准用户，这样才能更加有效地施加影响。

在确定活动目的和精准用户后，需要制定一个具体的活动目标，通常一个正确的活动目标需要有一个明确的时间线和一个可量化的结果，知道具体活动目标后，就可以围绕这个活动目标开展后面的策划工作。

2.初步构思和调研

在明确了活动目的之后，就可以开始进行初步构思。一个活动的构思就是结合资源和目的，将活动大致的内容、形式和流程在脑海中进行搭建。在此过程中，需要思考如何利用现有资源或潜在资源来扩大活动影响力，达成活动目的。

在活动构思过程中，可能会有很多不确定的想法，如活动方式的可行性、目标用户的接受度等，此时可以通过调研的方式来帮助你确定这些想法。如果你可以直接触达你的核心目标用户群体，不妨通过短信、电话、拜访或在线问卷的形式来征求他们的想法和意见，根据他们的想法来佐证和完善你的策划思路。

3.撰写活动策划方案

有了前期的构思和调研，接下来就可以开始正式撰写活动策划方案了。在写活动方案时，首先需要理清自己的逻辑思路，先写什么，后写什么，在脑海里先要有一个清晰的框架，要保证领导和客户能够从头至尾顺利地看懂你的活动方案。

在撰写方案时，可以借鉴一些可用的方案模板，但需要根据自己的活动思路和具体需求进行修改，不要生搬硬套，这样容易导致方案的思路出现变形。

4.领导审查和确定方案

在完成活动策划方案之后，需要把方案提交给领导进行审核，或者采用提案的形式进行汇报。针对领导提出的方案中的问题要及时解答，并根据他们给出的建议和意见进行方案的修改，修改完成后需要再次让领导进行确认，并敲定最终的方案。

在给领导提交方案时，最好准备两套不同的方案供领导进行选择，在汇报时可以说明这两套方案各自的优缺点，让领导清楚你的思路和用心。

5.召开方案执行会议

在方案确定之后，需要召开方案执行会议，其目的是做任务的拆解和分工，参会人员通常包括策划、运营、设计、技术、执行、销售等，会议需要明确各部门及人员的具体职责、任务完成的时间和验收标准。

如果是线上活动策划方案，通常会涉及两个部分，一个是前端，一个是后端。前端展示部分，需要让用户看了能够明白活动内容，知道如何去参与，要尽可能地推动用户主动去参与；后端部分主要是开发的内容，活动页面怎样设计，相关功能如何实现，你需要根据整体的活动方案，将其中的流程、需求罗列清楚，和技术进行沟通后制定一套SOP，以便各部门可以高效地配合完成执行工作。

6.方案落地执行

在开始活动执行前，需要出一个具体的活动执行方案，指导策划方案各环节的具体落地实施。在做执行方案的时候，活动策划者的头脑中一定要把整个活动模拟数遍，把各个细节都考虑清楚，有顺序地安排各个阶段的时间，做到有条不紊。

策划方案的落地执行包括活动前的准备、活动中的现场控制以及活动后的安排，但方案的落地执行工作归结起来主要包含两个方面，一是人力的调度工作，二是物料的筹备工作，只要将人和物进行合理安排，那么方案的执行工作也基本可以到位。

7.对活动进行复盘

在活动结束后，需要盘点数据，做活动的整体复盘，看有没有达到活动目标，在活动过程中出现了哪些问题，这些问题该如何解决，需要形成文档，作为下一次活动改进的参考依据。

有些人做过很多次活动策划，但其策划能力并没有明显的进步和提高，原因就在于他们没有对活动进行复盘。做完一场活动，不去总结活动中的优缺点，不去查找问题和分析原因，没有总结和反思，自然就不会有收获和成长。

在做好活动策划后，用什么样的形式将活动主题传达出去，也是一个关键。

对于品牌来说，无论是将参会者融入到商业活动还是将正式的商业形式融入参会者心中，都需要考虑到活动形式的问题。活动形式在很大程度上决定了活动的整体气质与氛围。

这里给出几种活动形式来达到活动创意的效果：

1.颁奖仪式

（2019 DevOps 国际峰会-百格活动提供会务支持）

人内心都是充满着渴望与认可，所以很多会议或者活动会设置为合作伙伴以及重要人物颁奖的环节，这不仅是奖励自己的团队也是对他人的一种认可，在会议颁奖中获得的荣誉感是其他时刻难以比拟的。

2.宴会/酒会

（Unite Shanghai 2019-百格活动提供会务支持）

主题宴会是一种高规格的聚餐形式，在会议或者活动当晚举办一些主题宴会，是增进现场嘉宾与参会者的有效方式。精心有创意的宴会、优质的服务往往能令参会者对本场活动赞不绝口，也能使参会者切实感受到主办方的用心。

3.快闪

快闪活动在近几年如雨后春笋般此起彼伏地出现，一方面是能够带给品牌更加富有创意性的设计，另一方面在消费者视觉上是极具震撼效果的，快闪的形式不仅是销售冲KPI的最佳活动形式，同时也是极强的营销话题。

4.角色扮演

身临其境的活动往往更容易让人沉迷，通过引导参会者保持角色和设定，不仅使整场活动更具话题性，还可以引发参会者主动在社交媒体进行传播不断发酵活动的话题度。

5.表演艺术

每个故事都值得聆听，每一个活动都有很多故事。在娱乐性、时尚性较强的活动中，你永远都不会知道有多少人渴望有一个可供表演的舞台。在活动中如果设立一个即兴表演场，可以挖掘出参会者内心更加真实的声音，也能促进每一个参会者之间的关系。

6.采访区

（2019 DevOps 国际峰会 -百格活动提供会务支持）

与上述形式本质类似，人们都渴望有一个可以展示自己的机会与区域。对于正式的学术会议或是技术峰会，采访区的设计是最恰当的方式之一。在会议期间，如果可以邀约到媒体记者到访，可以使本次会议增加曝光量与推广传播度，所以会议形式一定少不了采访。

7.创意场景

(可口可乐换脑大会-百格活动提供会务支持）

在会议的过程中，活动主办方可以有目的的引入或创设具有一定情绪色彩、以形象为主题的生动场景，很好的渲染气氛，将参会人员带入到活动场景中。在上述可口可乐中国系统PACS年会中，整个活动是围绕复古怀旧的风格来搭建场景，每一个细节都被刻画的非常细致，使场景代入感非常强烈。

8.娱乐环节

娱乐环节是带动会议现场的整体氛围，好的娱乐活动可以使活动现场充满惊喜，破冰行动、晚宴大趴、PACSi毕业典礼，露天电影、海鲜夜市体验等设计会让参会人员的每个细胞都充满了活力，带来全新的会议体验！但具体的娱乐活动还需要根据自己会议的主题来进行微创新哦~

What—从产品角度出发寻找跟产品相关特点的元素进行创意

Where—从产品使用场景中寻找灵感

Why—从产品的使用原因以及目前的商业痛点中挖掘创意

Who—从产品使用的人群特征、使用行为中寻找创意元素

When—从产品的使用的特定时间中联想创意

How—从过程中具体操作的角度发掘创意关键词