活动会议组织工作庞大且繁杂，不仅需要耗费大量的人力财力，同时需要注意的细节也有很多。 四大步骤：活动准备、活动执行，活动总结以及数据分析。 

1时间不充分 临时抱佛脚

一场会议活动的准备工作少则一个月多至半年之久。会议筹备的工作包括会前的策划工作、宣传推广、嘉宾邀约、人员分工安排、活动流程设计、现场设计等方面。这一系列工作看似简单，但筹备过程中经常会有意外事件发生，因此需要耗费的时间很多。

会议组织者通常会低估会议准备时间，导致准备时间不充分。很多活动效果不理想，原因就在于活动的时间节奏没有把握好，节奏一乱，活动也乱了。

2活动报名繁琐 影响报名人数

注册报名，是一场活动的重要环节，其操作的便捷性对会议报名人数有重大影响。传统的现场报名或电话报名，需要专人负责报名的相关事宜，之后还需要手动统计各个渠道的报名人员，工作量大。同时对于报名者来说，活动的参与体验也是非常差。这会严重影响到会议活动的整体效果。

解决这一问题的根本方法是摒弃传统低效的报名方式，在活动前建立一个线上活动网站，使网站具备注册和购买门票的功能，参会者足不出户，随时随地通过电脑或手机即可报名。

3活动参与人数少 活动效果差

活动营销对于活动组织者来说是一个难点！采取什么样的营销策略，才能让目标客户参会？如何有效地进行推广，才能让活动的影响力最大化？

首先，活动组织者可以在会前通过问卷调查的形式：

了解用户需求，根据用户需求来确定活动策划方向，找出最吸引他们的会议形式，提高目标客户参与会议的热情和主动性；

确定了活动所要达成的目的，组织者可以根据活动目的对活动内容进行设计，以使活动效果更加集中，给目标客户留下更加深刻的印象。

4现场签到混乱 影响嘉宾体验

活动现场管理的状态直接决定着活动的品质，现场繁杂的事务管理对于活动组织者来说也是一项非常艰巨的任务。其中最担心的莫过于现场出现不可控的尴尬局面，其中最明显的表现便是在“现场签到”。

5意外情况突发 手足无措

会议过程千头万绪，方方面面的事情很多，参会的人员较多，组织者要对会议过程进行控制，紧急事件、意外事件时有可能会发生。会议组织者需要进行会议前详细的筹备，使意外事件的出现降低到最小程度。同时需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。