作为一个活动的总负责人，要有一个整体的时间的进度条，时刻做好一个项目管理的规划和逻辑。一般情况下的活动，策划人会把活动分为活动前即预热活动、活动中执行筹备、活动后。下面的内容按照这个流程来梳理下办科技活动的一些要素：

1、为什么要做活动?

这个是做活动之前要思考的第一个问题：为什么要做这些活动？作为一个科技媒体的一个代表，我有三点答案。

① 第一点，盘活库存，整合资源实现业务的可持续发展，首先在日常的工作当中积累了大量的科技相关的报道：有比较新潮好玩的公司、一些创新性话题的先锋人物，这些传播的要素，需要一个新的方式再传播出去。我们抱着把一个活动做成一个新的产品、一个新的内容的思路来做这个活动。

② 第二点，拓展资源，创造硬核话题，吸引合作伙伴的注意。既然把活动当成产品来打造，一个新活动，就是一个一个新产品，那我们就多一次拓展商业资源的机会。

③ 第三点，为品牌打造新的IP，活动是一次非常好的让受众“看见”我们的机会，“看见”指比如说视觉的传达，活动议题的传达、活动嘉宾的传达等。

2、谁来主导做活动？

第二个问题，要思考谁来主导这场活动？市场导向的活动，有多大程度的自主权和主动权？自身品牌的发声和商业化的传递之间有没有一个平衡？

商业导向的活动，主要是给公司带来更多的商业资源，包括一些怎么赚钱的导向，主动利用这次机会去传递品牌的信息，传递一些品牌升级之后想。

3、活动受众在哪里？

活动的受众到底在哪？受众其实不仅仅只是现场的观众，也不仅仅是品牌的受众，更多包括各个渠道的合作伙伴，包括推广平台，包括场地方，包括媒体资源，包括政府资源等等。

4、时机

最后一个问题，现在是不是最合适的时机去做这件事情？主要从以下几个维度去评估

① 是否有充足的预算和市场预期预算，

② 是否有充足的内容

③ 是否可以请到合适的嘉宾，这一点在外地办活动的时候尤为明显

④ 行业同期的活动是在在什么时间什么地点举办

每个市场人要有一份活动自检清单，作为活动举办时自我审查的标准。

1、明确举办活动的目的

企业在进行举办活动时，应当要明确活动的目的。是获客？品牌曝光？转化？促活留存还是其他？不同的活动，所关注的要点也会不同。

①获客：注重销售线索的积累、参会人数的统计、产品注册的人数

②品牌曝光：媒体关注程度、现场活动话题讨论程度 、行业领域大咖推广效果

③转化：付费人数、GS成单率、获客成本、ROI、客户转化率

④促活留存：二次报名人数、活动延伸度

2、合理制定活动目标

活动目标是否根据目的进行有效的拆解？

可以从两个角度去拆解：

①过往同类活动的数据

②根据现有的市场行情进行设定

总之活动目标应当做到有理有据，勿要乱下目标。过高目标，无法达成，造成团队人员信心度下降，过低目标，失去了举办活动原有的意义。

3、明确参与活动的人群

目标用户是谁，他们有什么样的需求、有怎样的特征？包括年龄、职业等，进行一系列的用户画像划分。

①从往期活动数据中，初步界定出目标客户群体

• 同类型、相似活动，主要的客户群体应有哪些？
• 这些客户有什么行业或规模的特征？
• 哪些分会场的内容更能够吸引出目标群体的关注度？

②从现有客户中进行筛选出目标群体用户

• 购买产品的人群应有哪些？
• 购买产品的经济状况如何？
• 购买产品的收入、行业、职业的划分？
• 哪些区域的客户业绩贡献较大？

4、明确活动的核心理念

①我的活动能够带给参与用户哪些具体的价值？是与大咖沟通交流、职场晋升干货还是结交朋友？

②我的议题是否是当下行业最热门的话题？

③我的演讲嘉宾是否与行业进行匹配，是否对用户产生一定的吸引力？

④我的活动核心与同类型活动之间，竞争壁垒是什么？差异化是否明显？

⑤议题确定之前有没有进行目标用户群体的调研？

5、活动时间地点选择

①活动场地是否交通便利，场馆距离机场、火车站还有汽车站是否交通便利。

②活动时间的选择是否能够覆盖到大部分用户群体？如果活动类型是培训活动，目标群体是上班族，用户自费参与，选择周末进行开展活动，那么参与的人群会更多一点。

③针对活动类型，是否需要为用户提供酒店服务？一般而言，企业内邀会，规格高，参与用户多为企业客户，此类活动皆需要为用户提供酒店住宿服务。

6、活动推广渠道的选择

应该选择哪些高效并且适合的推广渠道？

①适合企业进行普通分发的自媒体渠道

这些渠道的优点是：免费，百度有可能被收录，用户搜索时能够被检索到；缺点是：整体推广效果一般。

以下是常见的自媒体渠道：

• 今日头条
• 一点资讯
• 企鹅号
• 大风号
• 搜狐号

②付费的新闻媒体渠道

这些渠道的优点是：国内知名媒体渠道，提高活动的可信度，同时容易被百度收录。缺点：价格高、内容要求高。

③根据目标用户进行细分宣发渠道

微信坐拥10亿用户，具有极强的用户使用粘性，是任何企业无法忽视的流量平台，所产生的作用不容小觑。无论是社群还是公众号，用户之间通过共性聚集在一起。

微信公众号：自身平台公众号、同行业平台公众号

社群：自身社群、同行业社群

④大咖、KOL推广

• 大咖、KOL作为行业的领军人物，本身具有权威性。自带光环能够为活动吸引更多的参会者。
• 需要注意的是：
• 大咖和行业是否相匹配
• 有效衡量大咖在本领域的造诣，是否具有影响力

⑤垂直网站的分享

垂直网站是同行业的人群的聚集地，通过垂直网站的推广，将活动曝光在更多目标用户群体中，增强活动的参与率。

例如常见的技术行业网站有：

• CSDN
• segmentfault
• 掘金
• V2EX
• 阿里云栖社区
• 开源中国
• 博客园

7、活动成本

物料支出、外包服务支出、人工分销支出、活动推广等支出，所需花费多少？可否置换资源？可否寻求赞助？

8、活动预算申请

活动预算是否合理？活动的ROI是多少？如何向领导争取预算？

9、活动风险评估

• 梳理出可能会面临的风险，保证活动的顺利开展。
• 有没有安全风险，是否已经经过严密审批？
• 有没有传播风险，是否涉及版权问题？
• 有没有遗漏风险，各项内容是否检查完毕？
• 有没有技术风险，功能点是否明确，开发是否延期？
• 有没有舆论风险，会给公司带来负面的评价？
• 有没有执行风险，各部分之间分工、沟通是否明确？

10、风险预案

针对于预估的风险，有没有应对的风险预案？

在开始做活动预算之前，我们应该先掌握一些做活动预算的技巧，如果你能将以下技巧牢记在心，那接下来做活动预算工作就会更加顺畅。

1、明确预算重点

在做活动预算前，我们不应该仅仅关注活动有哪些支出，更重要的是要知道活动预算分配的重点在哪里。我们需要根据活动目标，将主要的预算资金分配到最有价值的活动环节中去。

预算可以直接反映出活动的哪些部分对我们来说最重要。

例如，你举办的是一个客户交流会，希望收集和听取更多客户的意见，那么会议就需要拥有一个交流便利的场所，因此，会场的费用就会成为预算中的很大一部分。

2、使用历史数据

如果之前举办过相同的活动，你可以查找和调用所有以前的活动数据和模板，根据这些历史资料，你可以快速了解在做预算计划时需要做哪些决策，注意哪些环节。

假设你刚入职某家活动公司，现在要举办第五届年度数字营销峰会，此时，你就可以向之前负责该活动的团队，询问前四届峰会中所使用到的资源和相关数据，利用前人的经验可以让事情变得简单。

3、记录详细信息

只要是涉及到活动预算的事项，都应该有详细的记录和说明。把每一项支出的详细信息记录清楚，有助于你之后的判断和决策，对参考你预算计划的人也会大有裨益。

例如，活动需要订购一批T恤，你不仅需要把这批T恤的尺寸、数量以及成本写清楚，还需要写明下单时间、物品到达日期、签收人等信息，包括T恤的图片也需要放在预算计划表中。

4、随时保持沟通

在做活动预算时，我们应该和预算工作相关者始终保持紧密的信息沟通。

在公司内部，要与负责活动预算支出的财务人员保持沟通。假设公司财务部削减了场地费用，但你和采购人员都不知道，这很可能就会影响你活动预算计划的顺利实施。

对外，我们需要与活动有关的供应商保持紧密的联系和沟通。假设你们在早期就采购服务达成了某个价格协议，但最终的合同却比当初的报价高出了10%，那肯定是有些细节在沟通过程中没有传达清楚，所以我们需要在每一步的沟通中尽量保持信息的透明和对称。

5、关注最新趋势

有效的预算支出需要有策略地花钱方式，而了解活动行业趋势可以帮助我们正确地分配活动预算。因为了解行业趋势，就可以知道哪些活动方式不再有效，你就可以相应地减少这方面的支出。

例如，一个以技术为主的贸易展览会，邀请技术人员现场演说已经过时，而VR（虚拟现实）眼镜或许是个不错的选择，因为它可以让参会者体验到与你产品有关的场景，所以你的预算应该花在值当的地方。

有了这些技巧，可以让你在做活动预算时更加从容。而了解清楚活动预算中的主要费用，则可以让你做预算时心里更加有底。

活动方案一般有9个必备内容，分别是活动背景、活动目标、活动主题、活动时间、活动创意/玩法、活动流程、推广渠道、资源需求及活动预算。